相談所概要

社名	結婚相談所 root mariage ルートマリアージュ
代表者	白川郁枝
住所	東京都立川市砂川町4-50-28
電話	080-5626-9003
メール	root.mariage@gmail.com
営業時間	10時〜21時（不定休） 入会後のお時間はこの限りではございません。
加盟団体	日本仲人連盟

１、目的

本規程は、2008年７月に「サービス産業生産性協議会」により策定された「結婚相手紹介サービス業認証制度に関するガイドライン」が要求する「個人情報の保護について」への適合を証明するために作成します。

２、定義

当該規程における用語の定義は、次に定めるところによります。

1. 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別できるものをいいます。
2. 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合体であって、特定の個人情報をコンピュータ等を用いて検索できるように体系化したものをいいます。
3. 「個人データ」とは、個人情報データベースを構成する個々の個人情報をいいます。
4. 「保有個人データ」とは、当会が、開示、訂正、利用停止等を行うことができる権限を有する「個人データ」をいいます。
5. 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいいます。

３、対象となる個人情報

当該規程の対象となる個人情報は、媒体（紙、電磁媒体等）、手書、コンピュータ等の
情報処理の形態に関わらず、当会が取扱う全ての個人情報とします。

４、適用範囲

本規程は、当会に所属する全ての従業者に適用します。

５、個人情報の取扱い

1. 個人情報保護方針（プライバシーポリシー）の策定と掲載
   当会は、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を定め、当会のホームページに掲載（又は事業所内の人目につくところに掲出）し、顧客が知りうる状態におきます。
2. 法令等の遵守について
   当会は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
3. 個人情報の取得・利用及び提供について
   • お客様の個人情報を適正に取得し、利用目的をあらかじめ公表します。
   • 契約書、調査票等の書面により個人情報の提供を求めるときは、その書面に、個人情報の利用目的を記載します。
   • 当初の利用目的の範囲を超えて利用する場合は、あらかじめ本人の同意を得る取扱いをします。
   • 個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
   • 個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止等安全管理措置を講じます。
   • 従業者、委託先に対して適切な監督を行います。
   • あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供しません。
   • 特定の事業者と個人データを共同で利用する場合、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は、本人が容易に知り得る状態におきます。
   • 本人から同意のない目的外使用、不正な取得、又は同意のない第三者提供があったとして個人情報の利用停止、消去等が求められた場合、その求めに理由がある場合は遅滞なく利用停止等を行います。
   • 本人から自己の個人情報の開示や利用目的の開示を求められたときは、遅滞なく開示します。また、この場合に手数料を徴収することができるが、その額が実費を勘案して合理的と認められる範囲とします。
   • 本人から個人情報の内容の訂正、追加、削除を求められた場合には、遅滞なく調査を行い、その結果に基づき内容の訂正等を行います。
   • 契約が終了した顧客の個人データは、一定期間後に抹消する等の措置が講じます。その期間は顧客に明示します。
   • 個人情報に関する苦情や相談の申出先を公開し、申出に対して適切かつ迅速な処理の体制を構築します。
4. 当会が取得する個人情報及び利用目的について
   • 資料請求された方の個人情報 は、当会からの資料送付及び当会サービスをお知らせするために利用します。
   • 電話や電子メール等によるお問い合わせやご相談などされた方の個人情報 は、お問い合わせへの返答や当会資料を送付するために利用します。
   • 入会契約書やプロフィールシート等所定の申し込み書にご記入いただいた方の個人情報 は、ご本人のご入会の確認やパートナー候補をご紹介するために使用します。
   • 入会契約の範囲内で当会に提出いただいた公的証明書や写真情報 は、ご申告いただいた個人情報の公的証明のために使用します。
   • 入会契約の範囲内で、当会へ届出、通知された情報 は、当会からの各種ご案内やお知らせ及びご申告いただいた個人情報の確認のために使用します。
   • ご入会後の会員の個人情報 は、当会からパートナーご紹介書、その他会員情報のお届け、その他各種ご案内をお届けするためや、 パートナー候補に出会っていただくために、お相手に取り次ぐために利用します。また、当会サービス向上のためのアンケート調査実施等のご案内のために利用します。
   • 当会求人募集にご応募された方の個人情報 は、採用選考のために、面接のご案内および選考結果をご連絡するために利用します。
   • 当会従業員等の個人情報は、当会人事労務管理のために利用します。 又、法令等により作成が義務づけられている書類への記載のために利用します。

６、個人情報保護のための体制

1. 個人情報保護管理者について
   当会は、個人情報保護のための内部体制を構築し、内部から代表者 白川郁枝を個人情報保護管理者に任命し、個人情報保護の実施及び運用に関する責任及び権限を与え業務を実行させます。
2. 個人情報の管理方法
   • 当会は、個人情報を適正に管理するため、以下の内容を顧客毎に記録し管理する。また、個人情報の取得から廃棄までのプロセスを記録し、保管します。
   • 個人情報の内容及び利用目的
   • 入手形態、内部での取扱い経路
   • 情報の形態、保管場所
   • 保管期間
   • 提供先／委託先
   • 廃棄方法
3. 会員の個人情報守秘義務の明記
   契約書面には、サービス提供により知り得た紹介相手の個人情報を守秘する義務があること、及び当該義務に反した場合には損害賠償等の請求の対象となりうる旨を明記します。

７、顧客相談窓口の設置

当会は、営業とは区別された専用の電話番号の顧客相談窓口を常設（又は所属する団体に委託）し、契約書面、重要事項説明書、ホームページ等にその連絡先を明記します。

８、認証基準に抵触する事故発生時に関する措置

1. 認証基準に抵触する事故が発生した場合、速やかにＩＭＳ(結婚相手紹介サービス業認証機構)に報告します。特に個人情報の漏洩等の事故が発生した場合には、個人情報保護管理者は事実関係を直ちにＩＭＳに報告するとともに、速やかに該当者へ通知します。
2. 個人情報保護管理者は、漏洩等の事故の被害拡大を防止し、または復旧するための措置を講じます。
3. 個人情報保護管理者は、事故の経緯、被害状況の調査結果等について、二次災害の防止等再発防止対策を実施、公表します。

９、基本的人権の尊重

1. 基本的人権の尊重
   当会は、顧客の基本的人権を尊重し、それらを侵害する恐れのある人種、民族、国籍、宗教、信条、思想、犯罪歴、病歴等が含まれた情報は、原則として取り扱いません。また、基本的人権を侵害する恐れがあるような表現や表示は行いません。
2. 入会時、サービス提供時の基本的人権の配慮
   当会は、顧客から個人情報の収集等に当たっては、基本的人権を侵害することのないように配慮します。

また、契約希望者に対して、基本的人権擁護の観点から、収集する情報の取扱いおよびサービスの提供内容について十分に説明し、誤解等が生じる ことのないように対応します。

但し、ご本人の希望によりプロフィールデータの自己紹介欄に「宗教、病歴」などを記入し、お相手に開示する場合には、ご本人が自主的に記載を希望した旨の同意書を作成し保管します。又は、プロフィールシートの表紙（又は裏面）等に、ご本人が自主的に「同意して記入した」旨の署名欄を設け、署名を頂いた後保管します。

１０、誓約事項

認証審査に際して、以下の事項について認証機関に誓約する書面を提出します。

1. 契約の締結について勧誘を行う場合、不実告知、重要事項の故意の不告知及び威迫困惑行為を絶対に行いません。
2. 勧誘において不実告知、重要事項の故意の不告知及び威迫困惑行為があった場合には、契約の取り消しに応じます。
3. 契約条項に、消費者の利益を一方的に害する契約条項を設けません。
4. 顧客からの苦情・相談については、然るべき立場の責任者が誠意を持って解決に努力します。
5. 主たる営業エリアの消費生活センターとの連絡を密にし、自社の顧客相談内容を把握の上、改善策を講じること。それらを全て記録し、保管します。
6. 認証機関の開催する研修等に従業者を参加させます。
7. 認証機関の行う調査等に協力します。

１１、教育

当会は、その代表者、管理職及び営業担当従業者全員に対して、サービスの質の向上に向けて、事業に関係する法令及び人権に関する問題並びに認証基準等の知識を十分に理解させるため、少なくとも年間１回の教育を実施し、教育計画書と結果報告書は文書化して記録し、保管します。
なお、業界団体等の教育活動を活用することをもって自内部の教育に振り替えることが出来るものとします。

１２、罰則等

1. 従業員等が個人情報の保護に関する法律及び本規程に違反し、あるいは、その恐れがあると認められ、これが就業規則に抵触する場合は、処分の対象とします。
2. 当会は、従業員等が故意又は過失によって当会に損害を与えた場合には、違反内容、損害状況により、当該従業員に対し損害賠償の請求をする事ができるものとします。

１３、改廃

本規程の改廃は、個人情報保護管理者が立案し代表者が決定するものとします。

以上